Gestion du Cast

Workflow de l'équipe artistique - Meilleures pratiques

Découvrez le workflow idéal pour la gestion de l'équipe artistique. De la préparation au jour du spectacle - conseils pour une collaboration fluide.

Workflow de l'équipe artistique - Meilleures pratiques

Un bon workflow de l'équipe artistique garantit que chacun sait ce que l'on attend de lui. Voici des meilleures pratiques éprouvées pour travailler avec l'équipe artistique dans ShowCaller.

Le Workflow Idéal

📅 PRÉPARATION (jours/semaines avant le spectacle)
│
├─ 1. Créer l'équipe artistique dans les paramètres du spectacle
├─ 2. Définir les rôles (avec ou sans noms)
├─ 3. @-mentions dans le script et le Prompter
└─ 4. Attribuer les microfoons à l'avance

🔗 PARTAGE (1-2 jours avant le spectacle)
│
├─ 5. Générer des Magic Links
├─ 6. Envoyer les liens à l'équipe artistique
└─ 7. Confirmer que tout le monde a accès


🎬 JOUR DU SPECTACLE
│
├─ 8. Vérifier le statut en ligne dans la liste de l'équipe artistique
├─ 9. Suivre la distribution des microfoons
├─ 10. Envoyer des Nudges aux bons moments
└─ 11. Surveiller le statut en temps réel

Phase 1 : Préparation

Créer l'équipe artistique

Quand : Dès que vous savez qui participe au spectacle

✅ Meilleure pratique :

    1. Commencez par les rôles ("Présentateur", "Intervenant 1")
      2. 

    2. Ajoutez les noms dès qu'ils sont connus
      3. 

    3. Choisissez des couleurs reconnaissables

Préparer les textes

Quand : Pendant l'écriture du script/Prompter

✅ Meilleure pratique :

    1. Utilisez @Rôle au lieu de @Nom
      2. 

    2. Taguez tous ceux qui doivent faire/dire quelque chose
      3. 

    3. Complétez le texte du Prompter avant de partager

Attribuer les microfoons

Quand : Dès que vous savez quel équipement est disponible

✅ Meilleure pratique :

    1. Un micro fixe par personne (si possible)
      2. 

    2. Documentez dans les notes du spectacle quels micros pour qui
      3. 

    3. Coordonnez-vous avec l'équipe son

Phase 2 : Partage

Envoyer les Magic Links

Quand : 1-2 jours avant le spectacle

Pas trop tôt (les informations peuvent encore changer), pas trop tard (l'équipe artistique doit pouvoir se préparer).

Modèle de message :

Bonjour [Nom] !

Demain, c'est le grand jour ! 🎬


Voici votre lien personnel pour le spectacle :
[MAGIC LINK]


Dans votre Cast Portal, vous verrez :
✓ Tous les moments où vous êtes nécessaire
✓ Vos textes de prompteur
✓ Quel micro vous devez récupérer
✓ Les mises à jour en temps réel pendant le spectacle


Conseil : Ouvrez déjà le lien pour tout vérifier !


À demain,
[Votre Nom]

Obtenir une confirmation

Comment : Vérifiez le statut en ligne dans la gestion de l'équipe artistique

    1. 🟢 = A ouvert le portail (bien !)
    2. ⚪ = Pas encore consulté (à vérifier)

Phase 3 : Jour du spectacle

Liste de contrôle avant le spectacle

□ Tous les membres de l'équipe artistique ont-ils été en ligne sur le portail ?
□ Les textes du Prompter sont-ils définitifs ?
□ Les attributions de micro sont-elles complètes ?
□ L'équipe son a-t-elle une vue d'ensemble ?
□ Votre propre workflow de Nudge a-t-il été revu ?

Flux de distribution des micros

1. L'équipe artistique arrive

  1. Distribuez le micro
    2. 

  2. Marquez "Récupéré" ✓ dans Audio Patch
    3. 

  3. L'équipe artistique voit la mise à jour du statut dans le portail

Timing des Nudges

⏰ Suggestion de timing :

-20 min : 💄 MAQUILLAGE (si nécessaire)
-15 min : 🎤 MIC_UP
 -5 min : ⏳ STANDBY
     0 : 🚀 SCÈNE (GO !)

Conseil : Ajustez le timing en fonction de la taille de votre lieu et des distances de marche.

Conseils pour les grandes productions

Beaucoup de membres de l'équipe artistique

✅ À faire :

    1. Groupez par segment/partie
      2. 

    2. Utilisez un code couleur cohérent
      3. 

    3. Créez une nomenclature de rôle claire
      4. 


❌ À ne pas faire :

    1. Toute l'équipe artistique de la même couleur
      2. 

    2. Rôles vagues ("Invité" x10)
      3. 

    3. Distribution tardive des liens

Plusieurs spectacles

✅ Meilleure pratique :

    1. Copiez le spectacle comme modèle
      2. 

    2. Mettez à jour uniquement les noms de l'équipe artistique
      3. 

    3. Réutilisez les attributions de micro

Productions à distance

✅ Attention particulière :

    1. Testez les liens à l'avance avec l'équipe artistique
      2. 

    2. Sauvegarde téléphonique si le portail ne fonctionne pas
      3. 

    3. Timing extra clair dans les Nudges

Problèmes courants

"L'équipe artistique n'a pas reçu le lien"

  1. Vérifiez le spam/courrier indésirable
  2. Générez un nouveau lien
  3. Envoyez via un autre canal (WhatsApp vs. email)

"Le Nudge n'arrive pas"

  1. Vérifiez si le Cast Portal est ouvert
  2. Demandez si l'audio est activé (bouton haut-parleur)
  3. Vérifiez la connexion Internet de l'équipe artistique

"Mauvaise personne dans la Cue"

  1. Ouvrez les détails de la Cue
  2. Supprimez la @-mention incorrecte
  3. Ajoutez le membre de l'équipe artistique correct
  4. L'équipe artistique voit la mise à jour directement

Résumé

| Phase | Action | Timing | |------|-------|--------| | Préparation | Équipe artistique & textes | Jours à l'avance | | Partage | Magic Links | 1-2 jours à l'avance | | Jour du spectacle | Suivi des micros + Nudges | Jour du spectacle |

Suivez ce workflow et votre équipe artistique saura toujours où elle doit être, ce qu'elle doit dire et quel équipement elle doit utiliser.

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